Pemilihan Kepala Daerah Secara Langsung (PILKADAL ) untuk paket gubernur dan wakil gubernur NTT mulai menjadi agenda kerja bagi KPU Provinsi NTT dalam tahun 2008 ini. Banyak figur mulai dijagokan dan diperbincangkan nama mereka dalam interaksi masyarakat sehari-hari. Tentunya semua kita berharap agar pemimpin yang dipilih nanti dapat dan mampu membawa perubahan. Nah, apa kira-kira yang perlu dipahami oleh seorang calon pemimpin untuk bisa menjawab model perubahan yang diinginkan oleh masyarakat ?
Mari kita mulai. Ada 7 (tujuh) hal yang perlu dipahami oleh setiap pelaku perubahan :
I. Manajemen Kita Harus Berubah
Mengapa …?
Pada awal tahun 70-an, Toffler menyatakan bahwa kehidupan di dunia pada akhir abad ke-20 ditandai oleh kesementaraan, keanekaragaman, kebaruan. Ketika itu keterbukaan (dunia tanpa batas), belum terlihat sebagai salah satu ciri penting. Semua hal menjadi makin sementara. Produk dan jasa yang kita hasilkan menjadi lebih cepat usang, selera konsumen makin cepat berubah, cara pandang atau paradigma cepat ketinggalan zaman. Hal-hal yang dianggap relevan atau efektif beberapa waktu yang lalu, tidak lagi relevan atau efektif pada saat ini. Kita sebagai pribadi organisasi (berorientasi keuntungan atau tidak), berada di tengah-tengah arus perubahan yang makin lama makin cepat, gemuruh, kompleks, makin sulit diramalkan arahnya. Perubahan ini membawa implikasi yang berbeda-beda pada suatu institusi. Institusi yang punya visi, gesit, kreatif, melihat peradaban sebagai sumber peluang, dapat memanfaatkannya dan berkembang dalam perubahan bahkan adakalanya memimpin peradaban di lingkungannya. Namun sebaliknya, yang lamban, tanpa visi, akan sangat terancam oleh perubahan dan sering terpaksa harus “gulung tikar”.
Disamping untuk menanggapi perubahan di luar organisasi, perubahan pada suatu institusi dapat terjadi karena dorongan faktor internal. Misalnya; tumbuhnya visi atau aspirasi baru, perubahan aspektasi dari orang-orang yang bekerja dalam institusi, perubahan yang terjadi sebagai konsekuensi dari perkembangan atau pertumbuhan institusi. Institusi kecil yang berhasil akan tumbuh dengan cepat bertransisi menjadi institusi menengah dan apabila seterusnya berhasil, akan menjadi institusi yang besar. Peralihan ini menuntut juga perubahan-perubahan besar dalam cara memimpin dan cara mengelola institusi.
Di masa lalu, ukuran atau skala institusi menjadi salah satu penentu kekuatan institusi. Makin besar makin kuat. Sekarang kekuatan ditentukan oleh kecepatan dan ketanggapan institusi. Institusi harusn cepat menyesuaikan diri, harus cepat tanggap akan hal-hal baru, harus gesit. Walau disadari bahwa perubahan membawa resiko, namun tidak berubah pun ada resikonya. Makin sementaranya segala sesuatu, mengakibatkan resiko dari keterlambatan dalam berubah makin lama makin besar. Sebab itu banyak institusi sekarang ini melakukan perubahan dalam rangka mengantisipasi tantangan masa depan. Perubahan yang bersifat proaktif, bukan reaktif. Berubah sebelum dipaksa oleh keadaan untuk berubah.
Keadaan yang diuraikan di atas, menyebabkan institusi setiap saat berhadapan dengan “issue” perubahan. Perubahan menjadi “issue” sehari-hari dan melibatkan setiap orang. Apabila tidak ditangani dengan baik, proses perubahan yang menyangkut banyak hal, melibatkan banyak orang, dan berjalan cepat dapat berubah menjadi kondisi kacau. Hal ini merupakan salah satu alasan mengapa banyak institusi memerlukan banyak keahlian dalam manajemen perubahan. Kemampuan manajemen perubahan diharapkan dapat membuat proses perubahan sebagai proses-proses yang terarah dan terkendali.
Di masa lalu, kemampuan mengelola perubahan biasanya hanya ditekankan pada lapisan eksekutif puncak. Sekarang tuntutannya sudah berubah. Banyak institusi meningkatkan kemampuan mengelolah perubahan sampai mencakup manajer lini pertama sebagai manifestasi dari hasrat untuk meningkatkan kecepatan untuk berubah. Setiap orang diharapkan menjadi agen perubahan.
II. Berubah Ke Mana ?
Ujung-ujungnya perubahan yang positif harus membawa pengaruh pada daya saing institusi, menciptakan daya saing atau meningkatkannya. Intinya daya saing bertumpu pada dua kemampuan institusi, yaitu; kemampuan untuk memanfaatkan hal-hal yang sudah dimiliki institusi dan kemampuan untuk menciptakan hal-hal baru pada waktunya.
Kemampuan memanfaatkan, biasanya dinyatakan dalam ukuran-ukuran seperti : efesiensi, produktivitas, optimasi. Sementara kemampuan menciptakan dicerminkan dalam daya inovasi institusi, seperti kemampuan untuk melihat atau menciptakan produk, jasa atau bisnis baru yang menciptakan nilai bagi konsumen/ yang dilayani dan institusi. Perubahan pada institusi yang secara umum ditujukan pada peningkatan salah satu atau kedua kemampuan tersebut.
III. Lingkup Perubahan
Perubahan pada suatu organisasi bisa bermacam-macam, dari skala kecil sampai skala besar atau fundamental. Dimensi organisasi yang berubah dapat mencakup visi institusi, strategi, budaya institusi, struktur sistem-sistem manajemen, kompetensi, staf.
Perubahan yang mencakup perubahan visi, strategi dan budaya (kerja) institusi, biasanya termasuk perubahan skala besar dalam arti seluruh dimensi organisasi harus dikaji ulang dan disesuaikan dengan visi atau strategi, atau budaya kerja baru.
Besar kecilnya skala perubahan mencerminkan juga besar kecilnya resiko dari perubahan. Makin besar skalanya, makin besar resikonya. Namun apabila berhasil, manfaatnya pun besar pula. Perubahan besar apabila ingin berhasil harus dipimpin langsung oleh top eksekutif, tidak dapat didelegasikan kepada pihak lain. Walaupun demikian, tetap tidak ada jaminan bahwa keterlibatan eksekutif puncak akan dengan sendirinya membawa keberhasilan.
IV. Bagaimana Berubah : Strategi Perubahan
Untuk menjawab pertanyaan ini, Cannor menyarankan 4 (empat) strategi perubahan : strategi politikal, strategi informasional, strategi fasilitatif, dan strategi attitudinal. Strategi politikal adalah cara menjalankan perubahanndari atas ke bawah (top-down). Inisiatif perubahan datang dari atas, dari pemegang kekuasaan tertinggi dalam organisasi dan kemudian “dijual” ke bawah. Strategi politikal akan berjalan relatif cepat, namun apabila tidak diikuti dengan strategi lain, dampaknya mungkin hanya di permukaan saja. Strategi ini sering ditempuh apabila keadaan dirasakan sangat mendesak sehingga perubahan harus dilakukan dengan cepat. Strategi informasional adalah cara menjalankan perubahan dengan memberikan informasi kepada warga institusi untuk menumbuhkan dan menguatkan kebutuhan untuk melakukan perubahan dan memperlemah perlawanan terhadap perubahan. Di sini diasumsikan bahwa warga institusi akan tergugah untuk melakukan atau menerima perubahan apabila mereka memiliki pengetahuan berdasarkan informasi atau fakta tentang keadaan unstitusi di tengah-tengah para pesaingnya atau di tengah-tengah lingkungan usaha yang lebih besar. Strategi informasional berlangsung lebih lambat dari strategi politikal, namun pengaruhnya lebih dalam. Strategi fasilitatif adalah cara menjalankan perubahan dengan membantu kelompok yang hendak berubah, supaya mereka lebih mudah menghadapi keadaan baru. Bantuan ini dapat berbentuk penyediaan sumber daya atau sarana, atau memberikan kesempatan untuk memperoleh keahlian atau pengetahuan baru yang diperlukan untuk menghadapi perubahan. Strategi attitudinal adalah cara perubahan yang memprioritaskan perubahan sikap, yang pada gilirannya akan mengubah tingkah laku. Strategi attitudinal mengutamakan perubahan yang berdampak luas dan berkelanjutan pada cara pandang dan tingkah laku.
Ada 3 (tiga) tahap dalam perubahan sikap ini, yaitu tahap “unfreezing”, “moving” dan “refreezing”. Tahap unfreezing adalah tahap menjauhkan diri atau melepaskan sikap lama, tahap moving adalah tahap menerima dan menumbuhkan sikap baru, dan tahap refreezing adalah tahap memantapkan, mengukuhkan, menstabilkan sikap baru.
Strategi-strategi di atas tidak “mutually exclusive”. Beberapa strategi dapat dijalankan secara bersamaan, dan dapat saling melengkapi. Misalnya, strategi politikal segera dapat diikuti dengan strategi informasional, dan seterusnya.
V. Perlawanan Terhadap Perubahan
Perubahan akan membawa anggota organisasi pada suatu tingkat ketidakpastian. Keberanian atau kerelaan menghadapi ketidakpastian ini berbeda. Sebab itu gagasan perubahan seringkali mendapat perlawanan (resistance). Ada beberapa alasan yang mendasari adanya perlawanan terhadap perubahan ini, antara lain : merasa terancam oleh perubahan, tidak mengerti konteks dari perubahan, merasa tidak memiliki kemampuan dalam menghadapi keadaan baru, terbuai pada “zona kenikmatan”, kebiasaan-kebiasaan lama
VI. Pemimpin Perubahan
Hampir semua institusi, kalau institusi tersebut berkembang, pada suatu saat akan memerlukan perubahan, baik perubahan yang didorong oleh faktor-faktor eksternal maupun oleh faktor-faktor internal. Banyak pemimpin institusi yang juga mengetahui bahwa ada hal-hal yang harus diubah atau disesuaikan pada institusi. Namun, demikian tidak banyak yang berani mengambil resiko memimpin perubahan, khususnya apabila perubahan berskala besar.
Nampaknya ada beberapa kualitas yang perlu dimiliki oleh eksekutif, agar dia berani tampil sebagai pemimpin perubahan, diantaranya adalah :
a. Kejelasan visi
Di sini yang dimaksud dengan visi adalah gambaran tentang masa depan yang baik, lebih berhasil, atraktif, namun realistik. Visi menunjukan menunjukan arah ke mana organisasi akan bergerak menuju masa depan yang lebih jaya. Visi yang baik menumbuhkan inspirasi, menguatkan motivasi, menggugah, menciptakan makna bagi anggota organisasi/ institusi. Visi merupakan jembatan masa kini dan masa depan. Visi yang jelas akan meudahkan anggota institusi untuk melihat mengapa perubahan perlu dilakukan dan ke mana perubahan diarahkan.
b. Keberanian bertindak
Banyak orang punya visi, namun sedikit yang berani betindak. Resiko perubahan datang dari tindakan yang dilakukan. Dalam hal keberanian dan bertindak inilah, pemimpin perubahan berbeda dari pemimpin di masa tenang.
c. Melihat program perubahan sebagai tantangan pribadi
Pemimpin perubahan melihat program perubahan sebagai tantangan pribadi, tidak hanya sebagai bagian dari upaya untuk menjalankan apa yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan atau jabatan. Seringkali tantangan ini dikaitkan dengan prinsip-prinsip pribadi atau visi kehidupan pribadi.
d. Kemampuan menggalang dukungan, menumbuhkan “commitment”
Perubahan tidak dapat dijalankan tanpa dukungan pihak lain. Pemimpin perubahan mampu mengomunikasikan visi dengan baik, mampu menggugah pihak lain untuk terlibat, mampu menumbuhkan “sense of ownership”, membangun kerja sama tim. Dukungan ini tidak hanya dari pihak-pihak di dalam institusi, tetapi juga dari luar institusi.
e. Keberanian berada di dalam kontroversi
Perubahan biasanya membawa pro dan kontra. Ada yang setuju ada juga yang tidak setuju. Orang yang tidak berani berada di tengah-tengah kontroversi, sulit diharapkan memegang tongkat komando perubahan.
f. Kemampuan mengidentifikasikan simbol-simbol yang mencerminkan suasana baru
Kalau perubahan mencakup perubahan budaya, simbol memegang peranan penting. Beberapa simbol atau tingkah laku simbolik yang kelihatan sepele, dapat dipandang sebagai tanda yang sangat penting yang melambangkan keadaan baru. Cara bergaul antar staf, cara berpakaian sebagai pelayan masyarakat, event-event sosial baru, dapat menjadi lambang budaya baru.
g. Kemampuan memberikan umpan balik (feed back)
Visi menunjukan arah pergerakan yang diharapkan. Pertanyaannya adalah, bagaimana proses perubahan membawa oraganisasi ke arah yang diharapkan ? Apa tanda-tandanya ? Dalam hal ini pemimpin perubahan mampu menunjukan “small-wins” yang sudah dicapai institusi dalam perjalanan mewujudkan visi.
VII. Mengapa Upaya Perubahan Tidak Berhasil ?
Institusi yang mencoba melakukan perubahan ada kalanya tidak dapat mencapai sasaran yang diharapkan. Kotter menyebutkan 8 (delapan) hal yang dapat mengakibatkan kegagalan dalam perubahan :
a. Tidak menumbuhkan perasaan bahwa perubahan merupakan suatu hal yang sangat mendesak dan merupakan keharusan.
Tidak adanya “sense of urgency” menyebabkan anggota institusi enggan berubah. Keengganan untuk berubah ini juga akan sangat kuat pada institusi yang terlena di zona kenikmatan (comfort zone). Dalam keadaan seperti ini, anggota intitusi tidak mampu melihat resiko dari tindakan mempertahankan status quo.
b. Tidak menciptakan kelompok inti pendukung perubahan yang kuat
Gagasan perubahan biasanya tumbuh dari hanya beberapa orang saja. Gagasan ini kemudian “menular” dan tumbuhlah suatu kelompok yang benar-benar meyakini perlunya perubahan dan berani mengambil inisiatif dan resiko untuk memimpin perubahan.
c. Tidak ada visi atau visi yang kurang jelas
Visi merupakan unsur utama yang membuat pendukung perubahan menjadi kelompok yang bersatu dengan rasa kebersamaan yang sangat kuat, dan memiliki motivasi tinggi untuk melaksanakan perubahan. Tidak jelasnya visi menyebabkan keragu-raguan untuk berubah.
d. Tidak mengomunikasikan sepuluh kali lebih banyak atau lebih jelas
Perubahan selalu mengandung ketidakpastian. Menga jak warga intitusi yang jumlahnya sering sangat banyak untuk secara sukarela menghadapi ketidakpastian tidaklah mudah. Mereka hanya mau berubah kalau mengerti dengan baik dan dapat “merasakan” bahwa perubahan dalam jangka panjang memberikan prospek yang lebih baik dari pada tidak berubah.
e. Tidak menghilangkan hambatan terhadap tumbuh dan berkembangnya visi baru
Hambatan ini biasanya bersumber pada sistem-sistem, struktur dan kebiasaan lama yang disusun berdasarkan cara pandang atau paradigma lama. Apabila hambatan ini tidak dihilangkan, kemajuan perubahan akan tersendat-sendat.
f. Tidak ada perencanaan dan usaha sistematik untuk mencapai keberhasilan jangka pendek
Perubahan atau transformasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan waktu lama, mungkin 3 sampai 4 tahun, dan tidak ada yang dapat menjamin bahwa transformasi mencapai hasil yang diharapkan. Kalau dalam proses atau perjalanan perubahan, warga institusi tidak melihat adanya tanda-tanda bahwa institusi tidak bergerak ke arah yang dapat dituju, keragu-raguan dan semangat untuk mendukung perubahan akan pudar di tengah jalan. Sebab itu, pemimpin perubahan perlu mencari cara-cara untuk mengukur keberhasilan jangka pendek dalam proses perubahan dan menunjukan keberhasilan tersebut kepada seluruh anggota institusi.
g. Terlalu cepat merasa berhasil
Keberhasilan jangka pendek atau menengah apabila tidak diwaspadai dapat menjebak pimpinan dan staf institusi pada persepsi bahwa perubahan sudah berhasil dan selesai. Jebakan ini dapat menurunkan semangat untuk meneruskan pembaruan sebelum waktunya, sehingga tujuan jangka panjang atau visi tidak dapat diwujudkan.
h. Tidak menanamkan akar perubahan pada budaya institusi
Perubahan akan membawa hasil jangka panjang apabila hal-hal yang baru diterapkan di institusi secara evolutif berubah menjadi kebiasaan atau norma. Dengan kata lain, institusi memantapkan perubahan melalui penguatan budaya baru dalam institusi.
Beberapa hal yang disarankan untuk memperkecil kemungkinan GAGAL dalam melakukan perubahan :
a. Menumbuhkan kebutuhan yang sangat mendesak untuk perubahan dengan mengkaji keadaan “pasar” dan eralitas persaingan, mengidentifikasi krisis yang dihadapi institusi, membahasnya, memperkirakan krisis dan peluang yang mungkin terjadi di masa datang.
b. Membentuk kelompok yang yakin akan perlunya perubahan dan berani serta mampu bertindak memimpin perubahan dan menganjurkan mereka bekerja dalam tim.
c. Menciptakan visi institusi yang jelas yang menunjukan arah perubahan dan pengembangan strategi yang jelas untuk mewujudkan visi tersebut.
d. Mengomunikasikan secara ekstensif dan intensif visi dan strategi perubahan melalui semua saluran informasi dan menumbuhkan pola tingkah laku baru melalui teladan dari sang agen perubahan.
e. Menghilangkan hambatan-hambatan dalam mewujudkan visi baru, seperti: sistem dan struktur yang dibentuk berdasarkan konsep atau paradigma lama.
f. Merencanakan perbaikan yang terlihat, berusaha keras, mencapai perbaikan dan menghargai intitusi yang terlibat dalam upaya perbaikan
g. Mengkonsolidasikan perbaikan, menciptakan perubahan-perubahan pada dimenssi organisasi lain yang tidak sesuai densgan visi baru
h. Menjelaskan hubungan antara tingkah laku baru dan keberhasilan intstitusi serta membangun cara untuk mengembangkan dan pergantian kepemimpinan.
Demikian sejumlah tips yang mampu saya bagikan, dengan ajakan “Mari kita bangun NTT dengan tidak melihat diri kita sebagai orang Rote, orang Timor, orang Sabu, orang Flores, atau Orang Kristen, Orang Katolik, Orang Islam, Orang Hindu, Orang Budha, melainkan sebagai orang NTT”. Semoga …
Filed under: Politik | Tinggalkan sebuah Komentar »